Stop met geld verspillen aan documenten
Je geeft meer uit aan printen dan je denkt.
Zakendoen is de afgelopen 18 maanden een stuk duurder geworden. Inflatie, druk op de toeleveringsketens en geopolitieke onrust spelen daarin een grote rol. Voor veel bedrijven betekent dit dat ze hun kosten onder controle moeten houden in plaats van te vertrouwen op groeiende verkoopcijfers. Dat zie je ook terug in de markt: ontslagen, dalende technologieverkopen en bedrijven die voorzichtiger worden met het nemen van risico’s.
Veel grote en middelgrote organisaties kijken daarom opnieuw naar hun kostenstructuur. Hoe kun je besparen zonder het dagelijkse bedrijfsritme te verstoren? Eén kostenpost die vaak over het hoofd wordt gezien, is documentbeheer: het maken, beheren en opslaan van documenten.
Dat lijkt misschien vanzelfsprekend, want elk bedrijf werkt met documenten. Toch verspillen veel organisaties ongemerkt aanzienlijke bedragen aan hun huidige documentprocessen. En slechte documentatie kan directe financiële gevolgen hebben voor de winst- en verliesrekening.
Onjuiste gegevens of een verkeerd opgemaakt document kunnen meer dan $100.000 per dag kosten.
Uit een enquête van Trans.info onder 162 leidinggevenden in de logistieke sector bleek dat 57 procent van de organisaties het afgelopen jaar vertragingen bij verzendingen heeft gehad door documentatiefouten. Denk aan ontbrekende informatie, verkeerde codes of handmatige invoerfouten. Wanneer goederen daardoor een dag langer bij de douane blijven hangen, kunnen de extra logistieke kosten oplopen tot $250.000 per zending. Slecht opgemaakte documenten kunnen bedrijven dus jaarlijks miljoenen kosten.
Daar blijft het niet bij. Met de invoering van e-facturatie in Europa kunnen verkeerd opgemaakte documenten net zo kostbaar zijn als logistieke vertragingen. Een foutieve factuur betekent extra transactiekosten, gemiddeld ongeveer $53,50 aan interne correctiekosten en mogelijk zelfs belastingen of boetes wegens niet-naleving. Voor organisaties die internationaal werken met klanten en leveranciers kunnen die kosten snel oplopen naarmate meer landen e-facturatie verplicht stellen.
Daarnaast besteden medewerkers een verrassend groot deel van hun tijd aan documenten. Teams kunnen tot 50 procent van hun werkdag kwijt zijn aan het maken, verwerken of terugvinden van documenten.
Onderzoek laat zien dat vooral kenniswerkers hier veel tijd aan verliezen. Zij besteden soms tot de helft van hun werkdag aan het opstellen en voorbereiden van documenten. Tegelijk geeft bijna 49 procent van de werknemers aan moeite te hebben met het terugvinden van documenten. Volgens IDC gaat gemiddeld meer dan 30 procent van de werkdag op aan het zoeken naar informatie.
Hoewel AI een deel van deze verloren productiviteit kan terugwinnen, blijft veel werk voorlopig handmatig. Facturen worden nog steeds als gestructureerde documenten verwerkt en moeten op het scherm worden gecontroleerd. In de Verenigde Staten zijn cheques bovendien nog vaak papiergebonden, wat fysieke verwerking vereist. Tel daarbij op dat handmatige gegevensinvoer tot 5 procent van de verwerkingsfouten kan veroorzaken, en het wordt duidelijk hoeveel kostbare tijd verloren gaat aan taken die met een goed documentbeheersysteem eenvoudiger kunnen worden opgelost.
Ondertussen besteden bedrijven nog altijd tussen 1 en 3 procent van hun totale omzet aan printen.
Ja, echt. Ondanks allerlei duurzaamheidsinitiatieven blijven bedrijven documenten printen. Het beheren, afdrukken en verzenden van die documenten kost vaak meer dan $ 10 per document. Georg Jensen, een Deense fabrikant van luxegoederen met meer dan € 150 miljoen omzet per jaar, berekende bijvoorbeeld dat hun geprinte documenten jaarlijks meer dan € 500.000 kosten. Door een flexibel documentbeheerplatform te implementeren en het aantal prints te verminderen, kan tot 80 procent van die kosten worden bespaard.
De meeste organisaties staan zelden stil bij de werkelijke kosten van documenten. Ze zijn simpelweg onderdeel geworden van het dagelijkse werk. Maar wanneer bedrijven zoeken naar manieren om kosten te verlagen zonder hun bedrijfsmodel ingrijpend te veranderen, kan beter documentbeheer een relatief eenvoudige manier zijn om direct geld te besparen.
Wil je ontdekken waar jouw organisatie snel winst kan boeken op dit vlak? Bekijk dan Lasernet.