Starten bij een nieuwe werkgever is een spannende aangelegenheid. Alles is nieuw: de collega’s, de leidinggevende, de omgeving, de cultuur, normen en waarden en natuurlijk het werk. Een goede introductie bij een nieuwe werkgever, ook wel ‘onboarding’ genoemd, is dan ook een onmisbaar traject.
Als nieuwkomer moet je de kans krijgen om op een goede manier te kunnen ‘landen’ in de organisatie. Je moet de tijd krijgen om de organisatie te leren kennen, inclusief de visie, missie en cultuur, je moet kennismaken met de mensen, met de organisatiestructuur, en je moet weten wie waar verantwoordelijk voor is. En, niet onbelangrijk, je moet natuurlijk worden ingewerkt. Alles is voor jou als nieuwkomer tenslotte vreemd en onbekend. Veel organisaties hebben speciaal hiervoor een onboardingprogramma samengesteld. Vaak is dat voor een deel virtueel. Zo zijn er interactieve onboardingapps waarmee nieuwe medewerkers op een speelse manier kennis kunnen maken met de organisatie. Er zijn onboarding-games die van het onboarden een competitief en leerzaam traject maken. En er zijn organisaties van wie de ceo’s en leidinggevenden zichzelf virtueel voorstellen via filmpjes en virtuele meetings.
Preboarding
Onboarding begint met preboarding. Dit is de periode vanaf het moment dat het contract wordt getekend tot aan de eerste werkdag. Preboarding is niet voor de gezelligheid, het heeft echt een functie: nieuwe medewerkers direct betrekken bij de organisatie. Tijdens deze periode heet de nieuwe werkgever hen welkom en krijgen ze doorgaans wat linkjes en filmpjes opgestuurd over het bedrijf en de eerste werkdag. Veel bedrijven hebben dit traject geregeld via een app. Ook veel administratieve zaken, zoals pasjes, laptops en werkkleding worden tijdens het preboardingtraject geregeld, zodat nieuwkomers daarna meteen aan de slag kunnen. Ook moeten ze worden opgenomen in de personeelsadministratie en weten wie er verantwoordelijk is voor hun onboardingtraject. Meestal is dat de direct leidinggevende, maar dat kan ook een collega zijn. Verder horen ze tijdens het preboardingtraject hoe het inwerkprogramma eruitziet en wanneer het start. Sommige bedrijven kiezen ervoor om nieuwe medewerkers te koppelen aan een ervaren collega in een vergelijkbare functie. Dit heet het ‘buddysysteem’. Deze collega kan hen dan snel en persoonlijk wegwijs maken.
Onboarding
Het onboardingtraject staat voor een deel in het teken van kennismaken met de organisatie en het werk. Daarnaast is netwerken belangrijk: nieuwe collega’s leren kennen, op én buiten de afdeling. Dat netwerk kan op een later moment waardevol zijn. Bij voorkeur zijn de eerste kennismakingsrondes niet te uitgebreid en langdurig. Te veel indrukken kunnen nieuwkomers toch niet verwerken. Ze moeten in ieder geval kennismaken met de leidinggevende, de collega’s, de directie, de ondernemingsraad, de afdeling, de werkplek, de werkzaamheden en het bedrijf. Veel bedrijven kiezen ervoor om niet meteen op de eerste werkdag te beginnen met het inwerkprogramma. Eerst maar even ‘landen’. Een goed onboardingprogramma sluit aan bij de belofte tijdens de sollicitatie en neemt flink wat tijd in beslag. Dus niet slechts één dag, maar dagen, weken, maanden en soms zelfs een jaar. Veel bedrijven hanteren negentig dagen, ofwel drie maanden, als een periode waarin onboarding plaatsvindt.
Evaluatie
Tijdens het onboardingprogramma vindt er regelmatig een evaluatie plaats. Vaak al aan het eind van de introductiedag. Maar ook na twee weken en vervolgens na een maand vraagt de leidinggevende meestal om feedback. En – als bedrijven het helemaal op orde hebben – na een jaar. Hoe ervaren nieuwkomers de gang van zaken tot nu toe? Hebben ze voldoende informatie ontvangen? En voldoet het beeld dat ze hadden van de organisatie aan hun verwachtingen? Communicatie met collega’s en leidinggevenden is vooral tijdens de eerste dagen en weken enorm belangrijk. Daarmee doen nieuwe medewerkers niet alleen de broodnodige kennis op en kunnen ze laten weten hoe het met hen gaat, het zorgt er ook voor dat ze een gevoel krijgen bij hun nieuwe werkomgeving. Pas als duidelijk is dat het onboardingprogramma naar wens verloopt en er geen misverstanden zijn, kunnen de werknemer en de werkgever de balans opmaken en weten ze of het de juiste beslissing was om met elkaar in zee te gaan.